6 najczęstszych błędów przy organizacji cateringu – i jak ich uniknąć
Organizacja cateringu na event, wesele, konferencję, piknik czy imprezę firmową wymaga znacznie więcej niż tylko wyboru menu. Liczy się liczba gości, sposób serwowania potraw, logistyka, zaplecze techniczne, transport oraz odpowiednio dobrany sprzęt na catering.
Nawet bardzo dobre jedzenie może nie wystarczyć, jeśli zabraknie talerzy, szkła, podgrzewaczy, stołów roboczych albo możliwości utrzymania odpowiedniej temperatury potraw.
Jakie są więc najczęstsze błędy przy organizacji cateringu i jak ich uniknąć?
Poniżej przedstawiamy sześć problemów, które warto przewidzieć jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
1. Brak dopasowania menu do gości
Jednym z pierwszych błędów jest wybór menu wyłącznie według własnych preferencji lub skorzystanie z gotowego zestawu bez sprawdzenia potrzeb uczestników.
Na wydarzeniu mogą pojawić się osoby na diecie wegetariańskiej lub wegańskiej, osoby z alergiami pokarmowymi albo wymagające określonego sposobu żywienia.
Jak uniknąć tego błędu?
Jeszcze przed zamówieniem cateringu warto zebrać informacje o szczególnych wymaganiach żywieniowych uczestników.
Firma cateringowa powinna również wiedzieć wcześniej, ile wariantów posiłków będzie potrzebnych i w jaki sposób mają być one oznaczone oraz podawane.
W przypadku bufetu ważna jest także czytelna prezentacja dań. Odpowiednio przygotowane stanowisko oraz właściwe wyposażenie ułatwiają zarówno pracę obsługi, jak i korzystanie z bufetu przez gości.
Przy większych wydarzeniach warto wcześniej zaplanować nie tylko menu, ale również wynajem sprzętu cateringowego potrzebnego do jego przygotowania i serwowania.
2. Zamawianie jedzenia „na oko”
Drugim częstym problemem jest niewłaściwe określenie ilości jedzenia.
Zbyt duże zamówienie oznacza niepotrzebne koszty i ryzyko marnowania żywności. Zbyt mała ilość potraw może natomiast spowodować, że części gości zabraknie jedzenia.
Nie istnieje jedna uniwersalna liczba porcji odpowiednia dla każdego wydarzenia.
Inaczej planuje się:
kilkugodzinny bankiet,
konferencję,
wesele,
piknik firmowy,
cocktail party,
grill,
całodniowy event plenerowy.
Znaczenie ma również pora dnia, długość wydarzenia, liczba serwowanych dań oraz sposób ich podawania.
Jak prawidłowo oszacować ilość jedzenia?
Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie ilości bezpośrednio z firmą cateringową i przekazanie jej możliwie dokładnej liczby uczestników.
Warto również zaplanować niewielki zapas. Nie powinien być jednak ustalany automatycznie – inaczej wygląda rezerwa przy zastawie stołowej, inaczej przy napojach, a jeszcze inaczej przy gotowych potrawach.
Przy planowaniu liczby nakryć warto wcześniej sprawdzić również możliwość wynajmu zastawy stołowej, dzięki czemu łatwiej dopasować liczbę talerzy, szkła i sztućców do wielkości wydarzenia.
3. Brak planu logistycznego – kto, co, kiedy i gdzie?
To jeden z najbardziej niedocenianych elementów organizacji cateringu na event.
Catering może przyjechać punktualnie, ale jeśli nikt nie wie, gdzie ma nastąpić rozładunek, gdzie znajduje się zaplecze i kto jest osobą kontaktową, szybko powstaje chaos.
Problem jest szczególnie widoczny podczas dużych wydarzeń.
Co trzeba ustalić przed eventem?
Powinny być określone godziny dostawy i odbioru, miejsce rozładunku, osoba odpowiedzialna za kontakt z cateringiem oraz lokalizacja zaplecza gastronomicznego.
Trzeba również sprawdzić dostęp do energii elektrycznej, wody oraz możliwości ustawienia urządzeń gastronomicznych.
Jeżeli potrawy muszą być przewożone pomiędzy kuchnią a miejscem wydarzenia, istotny staje się również odpowiedni sprzęt do transportu posiłków.
Do przewozu większej liczby potraw można wykorzystać profesjonalne termosy transportowe, pojemniki GN, wózki oraz urządzenia pomagające utrzymać odpowiednie warunki podczas transportu.
W przypadku kawy, herbaty czy gorącej wody przydatne mogą być również termosy, warniki i ekspresy gastronomiczne.
4. Niedopasowanie sposobu serwowania do charakteru wydarzenia
Inaczej powinien wyglądać catering podczas eleganckiego bankietu, inaczej podczas konferencji, a jeszcze inaczej podczas pikniku lub imprezy integracyjnej.
Problem pojawia się wtedy, gdy menu, zastawa i sposób serwowania nie pasują do formatu wydarzenia.
Przykładowo podczas cocktail party praktyczne może być finger food, natomiast podczas uroczystego bankietu większe znaczenie będzie miała klasyczna porcelana, szkło i sztućce.
Jak zachować spójność?
Najpierw należy określić charakter wydarzenia, a dopiero potem dobrać sposób podawania potraw.
Warto zdecydować, czy będzie to bufet, obsługa kelnerska, finger food, grill, stacje live cooking czy klasyczne dania serwowane do stołu.
Następnie można dobrać odpowiednią porcelanę gastronomiczną, szkło gastronomiczne oraz sztućce cateringowe.
W przypadku eleganckiego eventu duże znaczenie ma również spójność pomiędzy zastawą a tekstyliami eventowymi.
Na większe wydarzenia zakup kilkuset identycznych elementów zwykle nie jest potrzebny. Znacznie praktyczniejszym rozwiązaniem może być ich wynajem na czas konkretnego eventu.
5. Brak planu B na dzień wydarzenia
Nawet najlepiej przygotowany catering może napotkać problem.
Może wystąpić opóźnienie transportu, awaria urządzenia, zmiana liczby gości, problem z zasilaniem albo nieprzewidziana zmiana pogody podczas wydarzenia plenerowego.
Dlatego profesjonalna organizacja eventu powinna obejmować także scenariusz awaryjny.
Co powinien obejmować plan B?
Warto mieć aktualny numer telefonu do koordynatora wydarzenia i osoby odpowiedzialnej za catering oraz ustalić sposób działania w przypadku opóźnienia lub problemów technicznych.
Przy dużym wydarzeniu szczególnie ważne jest również zapewnienie rezerwy podstawowego wyposażenia.
Jeżeli podczas bankietu potrzebnych jest kilkaset kieliszków, nie warto zamawiać dokładnie takiej samej liczby jak liczba przewidywanych użyć. Szkło może się stłuc, część zastawy może nadal znajdować się na stołach, a liczba uczestników wydarzenia może się zmienić.
Planowanie zapasu dotyczy także talerzy, filiżanek, sztućców i innego wyposażenia wielokrotnego użytku.
6. Brak odpowiedniego sprzętu cateringowego – „jakoś to będzie”
To błąd, który często wychodzi na jaw dopiero w dniu wydarzenia.
Jedzenie jest przygotowane, goście przyjeżdżają, a na miejscu okazuje się, że brakuje odpowiedniej liczby talerzy, sztućców, szkła, stołów albo urządzeń do utrzymania temperatury potraw.
Przy niewielkim spotkaniu domowym można próbować kompletować wyposażenie z własnych zasobów. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset uczestnikach takie rozwiązanie szybko przestaje być praktyczne.
Jaki sprzęt może być potrzebny do cateringu?
W zależności od charakteru wydarzenia mogą być potrzebne między innymi:
podgrzewacze i bemary,
urządzenia chłodnicze,
termosy transportowe,
stoły robocze,
ekspresy i warniki,
porcelana,
szkło,
sztućce,
tekstylia,
wyposażenie bufetu.
W przypadku produktów wymagających odpowiedniej temperatury warto wcześniej zaplanować sprzęt do chłodzenia i grzania.
Dlatego przed wydarzeniem warto przygotować kompletną listę wyposażenia i sprawdzić wynajem sprzętu na catering zamiast kompletować brakujące elementy w ostatniej chwili.
Gastro4Rent oferuje wyposażenie cateringowe dla firm cateringowych, restauracji, hoteli, agencji eventowych oraz organizatorów wydarzeń.
Sprzęt można dobrać do liczby uczestników, menu oraz sposobu serwowania potraw.
Dlaczego wynajem sprzętu cateringowego ułatwia organizację eventu?
Wynajem pozwala dobrać liczbę elementów do konkretnego wydarzenia bez konieczności kupowania, magazynowania i utrzymywania dużej ilości wyposażenia.
Ma to szczególne znaczenie przy eventach, na których potrzebne są setki talerzy, kieliszków lub sztućców albo profesjonalne urządzenia wykorzystywane tylko okazjonalnie.
W jednym zamówieniu można skompletować zastawę, szkło, sztućce, urządzenia gastronomiczne, wyposażenie bufetu oraz stoły cateringowe i eventowe.
Pozwala to ograniczyć liczbę dostawców i uprościć logistykę przygotowania wydarzenia.
Jak przygotować catering na event bez niepotrzebnego stresu?
Dobra organizacja zaczyna się na długo przed przyjazdem pierwszych gości.
Najpierw określ liczbę uczestników i charakter wydarzenia. Następnie ustal menu oraz sposób serwowania potraw. Dopiero na tej podstawie przygotuj listę potrzebnego wyposażenia, zaplanuj transport, zaplecze gastronomiczne i harmonogram dostaw.
W przypadku większych imprez warto również ustalić, kto odpowiada za każdą część realizacji. Jeden wyznaczony koordynator może zapobiec sytuacji, w której kilka osób jednocześnie próbuje rozwiązać ten sam problem.
Najczęstsze pytania o organizację cateringu
Jak zorganizować catering na 100 osób?
Najpierw określ rodzaj wydarzenia, czas jego trwania, sposób serwowania oraz menu. Następnie ustal z firmą cateringową ilość jedzenia i przygotuj listę potrzebnego wyposażenia: zastawy, szkła, sztućców, stołów, urządzeń grzewczych i chłodniczych oraz sprzętu transportowego.
Jaki sprzęt jest potrzebny do cateringu?
Podstawowy zestaw zależy od menu i sposobu obsługi. Najczęściej potrzebne są talerze, sztućce, szkło, stoły, wyposażenie bufetowe, podgrzewacze, termosy oraz urządzenia do chłodzenia lub utrzymania temperatury potraw.
Kompletną ofertę można sprawdzić w kategorii sprzęt na catering Gastro4Rent.
Ile zastawy zamówić na catering?
Nie należy automatycznie przyjmować jednej sztuki każdego elementu na osobę. Liczba zależy od liczby dań, długości wydarzenia, rotacji zastawy oraz sposobu jej zbierania i mycia. Przy dużych eventach warto przewidzieć również zapas.
Jak utrzymać ciepłe jedzenie podczas cateringu?
Do utrzymywania temperatury przygotowanych potraw wykorzystuje się między innymi podgrzewacze, bemary i profesjonalne rozwiązania do transportu posiłków. Konkretne urządzenia należy dopasować do rodzaju jedzenia i czasu pomiędzy przygotowaniem a wydaniem.
Czy lepiej kupić czy wynająć sprzęt cateringowy?
Przy okazjonalnych eventach wynajem zwykle pozwala uniknąć kosztu zakupu i późniejszego magazynowania dużej liczby elementów. Zakup może mieć większy sens w przypadku sprzętu wykorzystywanego bardzo często i w podobnych ilościach.
Podsumowanie – dobra organizacja cateringu to nie tylko jedzenie
Najczęstsze błędy przy organizacji cateringu wynikają zazwyczaj nie ze złego menu, ale z niedostatecznego planowania.
Trzeba jednocześnie przewidzieć potrzeby gości, ilość jedzenia, sposób serwowania, logistykę, zaplecze techniczne oraz wyposażenie.
Szczególnie przy większych wydarzeniach odpowiednio dobrany sprzęt cateringowy ma bezpośredni wpływ na pracę obsługi i sprawny przebieg całego eventu.
Jeżeli organizujesz catering, bankiet, konferencję, wesele lub imprezę firmową, sprawdź wynajem sprzętu cateringowego Gastro4Rent i dobierz wyposażenie do liczby uczestników oraz charakteru wydarzenia.
