Jak zaplanować wesele?
Organizacja wesela wymaga połączenia kilku kluczowych elementów: liczby gości, miejsca przyjęcia, budżetu, cateringu oraz odpowiedniego wyposażenia. Dopiero gdy te podstawy są ustalone, można rozsądnie zaplanować menu, harmonogram, układ stołów, zastawę, szkło, meble i zaplecze gastronomiczne.
Dobrze przygotowany plan pozwala ograniczyć koszty, uniknąć zmian na ostatnią chwilę i zapewnić wygodę zarówno gościom, jak i obsłudze. Szczególnego przygotowania wymagają wesela plenerowe, gdzie poza stołami i zastawą trzeba zaplanować również namiot, oświetlenie, ogrzewanie i zaplecze dla cateringu.
W artykule:
Od czego zacząć planowanie wesela?
Pierwszym krokiem powinno być określenie skali wydarzenia. Liczba gości wpływa na praktycznie wszystkie kolejne decyzje: wielkość sali lub namiotu, liczbę stołów i krzeseł, ilość zastawy, sposób serwowania posiłków oraz zakres obsługi.
Na początku warto ustalić:
-
orientacyjną liczbę gości,
-
termin i miejsce wesela,
-
zakładany budżet,
-
sposób serwowania posiłków,
-
układ stołów i miejsc dla gości,
-
wielkość parkietu,
-
lokalizację baru i bufetu,
-
zakres wyposażenia zapewnianego przez salę lub catering.
Dopiero po zebraniu tych informacji warto przygotować listę wyposażenia, które trzeba zamówić lub wynająć.
Jeżeli część elementów nie jest dostępna na miejscu, pomocny będzie wynajem sprzętu na wesela, dzięki któremu można skompletować wyposażenie w jednym miejscu.
Goście, stoły i układ sali weselnej
Układ sali powinien zapewniać komfort gości i jednocześnie umożliwiać sprawną pracę kelnerów. Stoły nie powinny blokować przejścia do parkietu, baru, bufetu ani wyjścia.
W zależności od wielkości sali można zastosować stoły okrągłe, prostokątne lub połączyć oba rozwiązania. Trzeba przy tym zachować odpowiednie odstępy pomiędzy stołami i przewidzieć przestrzeń na odsuwanie krzeseł.
Duże znaczenie ma również dobór samych krzeseł. Ich wygląd powinien pasować do charakteru przyjęcia, ale równie istotna jest wygoda gości, którzy będą przy stołach przez wiele godzin.
Jeżeli sala nie posiada odpowiedniego wyposażenia, można skorzystać z wynajmu mebli eventowych i dobrać stoły oraz krzesła do liczby gości i stylu wesela.
Harmonogram wesela – jak zaplanować przebieg przyjęcia?
Dobry harmonogram wesela powinien porządkować przebieg wydarzenia, ale nie może być zaplanowany co do minuty. Warto pozostawić zapas czasu na przemówienia, zdjęcia, pierwszy taniec i dodatkowe atrakcje.
W harmonogramie można uwzględnić:
-
przyjazd i powitanie gości,
-
toast,
-
podanie pierwszego posiłku,
-
pierwszy taniec,
-
kolejne dania,
-
tort weselny,
-
przerwy na zabawę,
-
zdjęcia,
-
późniejsze ciepłe posiłki,
-
przekąski i bufet dostępne w trakcie wydarzenia.
Godziny podawania potraw powinny być uzgodnione z cateringiem, zespołem lub DJ-em oraz osobami odpowiedzialnymi za obsługę sali.
Zbyt częste podawanie kolejnych dań może zakłócać zabawę, natomiast zbyt długie przerwy mogą powodować niezadowolenie gości. Najlepiej zachować elastyczny harmonogram dopasowany do charakteru przyjęcia.
Jak zaplanować wesele w plenerze?
Wesele organizowane w ogrodzie, parku lub na innym terenie plenerowym wymaga dokładniejszego przygotowania niż przyjęcie w tradycyjnej sali.
Przed wydarzeniem należy sprawdzić między innymi:
-
dostęp do energii elektrycznej,
-
dostęp do wody,
-
możliwość dojazdu samochodów dostawczych,
-
miejsce dla cateringu,
-
możliwość chłodzenia produktów i napojów,
-
stabilność podłoża,
-
oświetlenie po zmroku,
-
możliwość ogrzewania przestrzeni,
-
zabezpieczenie przed deszczem, wiatrem i silnym słońcem.
Jednym z najważniejszych elementów jest odpowiednie zadaszenie. Wynajem namiotów i hal namiotowych pozwala stworzyć przestrzeń dopasowaną do liczby gości, układu stołów, parkietu, baru i zaplecza gastronomicznego.
Przy większych wydarzeniach warto również przewidzieć oddzielną strefę techniczną dla cateringu, aby przygotowanie i wydawanie potraw nie odbywało się bezpośrednio przy gościach.
Zastawa weselna – porcelana, szkło i sztućce
Liczbę zastawy należy dopasować nie tylko do liczby zaproszonych osób, ale także do menu i sposobu podawania potraw.
Przy wielogodzinnym przyjęciu jeden komplet zastawy na osobę często nie wystarcza. Trzeba uwzględnić kolejne dania, deser, tort, kawę oraz późniejsze przekąski.
Kompletne wyposażenie stołów można przygotować korzystając z wynajmu zastawy stołowej.
Porcelana
Porcelana powinna odpowiadać zarówno menu, jak i stylowi wesela. Inne talerze mogą być potrzebne do dania głównego, inne do przystawek, deserów lub zupy.
W wypożyczalni porcelany można dobrać talerze, półmiski i pozostałe elementy zastawy do charakteru wydarzenia.
Szkło
Przy planowaniu szkła należy uwzględnić wodę, wino, szampana, drinki oraz inne napoje serwowane podczas przyjęcia.
Dobrze jest przewidzieć dodatkowy zapas szkła na wymiany w trakcie wesela.
Odpowiednie modele dostępne są w kategorii szkło gastronomiczne.
Sztućce
Liczba i rodzaj sztućców zależą od menu. Przy kilku daniach, deserze i serwisie kawowym potrzebnych może być kilka sztuk na jednego gościa.
Jeżeli obiekt lub catering nie posiada wystarczającej liczby kompletów, rozwiązaniem jest wynajem sztućców.
Catering i zaplecze gastronomiczne – co ustalić wcześniej?
Jeszcze przed podpisaniem umowy z cateringiem warto dokładnie ustalić, jakie wyposażenie zapewnia wykonawca, a czego oczekuje od organizatora.
Dotyczy to między innymi:
-
stołów roboczych,
-
urządzeń do podgrzewania potraw,
-
termosów transportowych,
-
sprzętu chłodniczego,
-
elementów bufetu,
-
tac,
-
ekspresów i warników,
-
sprzętu dla kelnerów,
-
wyposażenia baru.
W przypadku wesela organizowanego poza profesjonalną salą często okazuje się, że samo przygotowanie miejsca dla gości nie wystarcza. Równie ważne jest odpowiednie zaplecze techniczne dla kuchni i obsługi.
Jeżeli obiekt nie posiada pełnego wyposażenia, wypożyczalnia sprzętu gastronomicznego pozwala uzupełnić zaplecze potrzebne do przygotowania, transportu, podgrzewania i serwowania potraw.
Warto przygotować wspólną listę wyposażenia razem z cateringiem. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której na kilka dni przed wydarzeniem brakuje stołu roboczego, termosów, szkła, zastawy lub sprzętu do utrzymywania odpowiedniej temperatury potraw.
Podsumowanie
Dobre zaplanowanie wesela polega na właściwym połączeniu liczby gości, miejsca, harmonogramu, cateringu i wyposażenia. Im wcześniej zostaną ustalone te elementy, tym łatwiej kontrolować budżet i ograniczyć ryzyko problemów organizacyjnych.
Szczególnie ważne jest wcześniejsze ustalenie, które elementy zapewnia sala lub catering, a które trzeba zorganizować samodzielnie.
Gastro4Rent oferuje wyposażenie potrzebne do organizacji wesel w Warszawie i okolicach – od porcelany, szkła i sztućców, przez stoły i krzesła, po sprzęt gastronomiczny, namioty i wyposażenie wydarzeń plenerowych.
