Najczęstsze błędy przy organizacji wesela!
Organizacja wesela to połączenie setek decyzji: wybór sali, liczby gości, ustawienia stołów, dekoracji, menu, zastawy, oświetlenia i wyposażenia gastronomicznego. Problem polega na tym, że wiele pozornie drobnych decyzji wpływa później na komfort gości i pracę obsługi.
Najczęstszy błąd? Skupienie całej uwagi na tym, jak wesele ma wyglądać, zamiast sprawdzenia, jak będzie funkcjonować w praktyce.
Piękna aranżacja nie pomoże, jeśli między stołami nie będzie miejsca dla kelnerów, zabraknie kieliszków, obrusy okażą się za krótkie, a część gości zostanie posadzona na przypadkowo dobranych krzesłach.
Poniżej omawiamy najczęstsze błędy przy organizacji wesela i podpowiadamy, jak ich uniknąć.
1. Zbyt późne rezerwowanie wyposażenia weselnego
Sala weselna i zespół są zwykle rezerwowane z dużym wyprzedzeniem, ale wyposażenie bardzo często zostaje na koniec.
To błąd.
W popularnych terminach weselnych konkretne modele stołów, krzeseł czy tekstyliów mogą być wcześniej zarezerwowane na inne wydarzenia. Problem staje się szczególnie widoczny wtedy, gdy zależy nam na spójnej stylistyce i potrzebujemy np. 100 lub 150 identycznych krzeseł.
Dlatego już na wczesnym etapie warto ustalić:
- liczbę gości,
- rodzaj stołów,
- liczbę krzeseł,
- rodzaj zastawy,
- kolorystykę tekstyliów,
- sposób podawania posiłków,
- zaplecze dla cateringu.
Aktualne modele można wcześniej sprawdzić w kategorii wynajem krzeseł oraz wynajem stołów.
2. Złe obliczenie liczby stołów
To jeden z najczęstszych błędów organizacyjnych.
Nie wystarczy podzielić liczby gości przez liczbę miejsc przy jednym stole. Trzeba jeszcze uwzględnić:
- parę młodą,
- świadków,
- dzieci,
- osoby starsze,
- rodzinne grupy gości,
- przejścia komunikacyjne,
- miejsce dla kelnerów,
- lokalizację parkietu,
- bufet,
- stół z tortem,
- stanowisko DJ-a lub zespołu.
Przy 100 osobach różnica pomiędzy ustawieniem 10 a 12 stołów może całkowicie zmienić funkcjonalność sali.
Przed zamówieniem wyposażenia dobrze jest więc przygotować rzut sali z rzeczywistymi wymiarami stołów, zamiast ustawiać je „na oko”.
Wszystkie dostępne warianty znajdziesz w kategorii stoły na wynajem.
3. Wybór stołów wyłącznie na podstawie wyglądu
Stoły okrągłe wyglądają elegancko i sprzyjają rozmowie pomiędzy gośćmi. Stoły prostokątne pozwalają natomiast efektywnie wykorzystać przestrzeń i tworzyć długie, efektowne kompozycje.
Nie istnieje jednak jeden układ najlepszy dla każdego wesela.
Błędem jest wybieranie stołów tylko dlatego, że konkretne rozwiązanie dobrze wyglądało na zdjęciu w mediach społecznościowych.
Znaczenie mają przede wszystkim:
- powierzchnia sali,
- liczba gości,
- szerokość przejść,
- rozmieszczenie drzwi,
- parkiet,
- sposób obsługi kelnerskiej,
- lokalizacja bufetów.
Czasem znacznie lepszy rezultat daje również połączenie kilku rodzajów stołów.
Oferta stołów eventowych i weselnych pozwala dobrać rozwiązanie do rzeczywistych warunków konkretnej sali.
4. Zbyt duża liczba osób przy jednym stole
Dodanie jeszcze jednego krzesła wydaje się niewielkim problemem. Przy większej liczbie osób może jednak znacząco obniżyć komfort wszystkich siedzących.
Goście potrzebują przestrzeni na talerze, kieliszki, sztućce oraz swobodne odsunięcie krzesła.
Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do dokładania miejsc przy stołach okrągłych. Zbyt ciasne ustawienie może sprawić, że nawet efektownie przygotowany stół stanie się niewygodny.
Warto wcześniej zestawić konkretny model stołu z wybranym modelem krzeseł weselnych i sprawdzić rzeczywistą ilość potrzebnej przestrzeni.
5. Niedopasowanie krzeseł do charakteru wesela
Krzesła zajmują dużą część przestrzeni wizualnej sali. Ich wybór ma więc znacznie większe znaczenie, niż może się początkowo wydawać.
Klasyczna sala, wesele glamour, rustykalna stodoła i nowoczesny loft wymagają zupełnie innych rozwiązań.
Błędem jest również łączenie kilku przypadkowych modeli tylko dlatego, że zabrakło odpowiedniej liczby jednakowych egzemplarzy.
Dlatego krzesła warto rezerwować odpowiednio wcześniej.
Dostępne modele można zobaczyć w kategorii wypożyczalnia krzeseł Gastro4rent.
6. Źle dobrany rozmiar obrusu
To drobiazg, który potrafi zepsuć całą aranżację.
Obrus powinien być dobierany do wymiarów konkretnego stołu i zakładanego efektu, a nie wyłącznie według określenia „okrągły” lub „prostokątny”.
Zbyt krótki obrus może wyglądać przypadkowo. Zbyt długi może natomiast utrudniać siadanie i być niepraktyczny.
Przed zamówieniem trzeba znać:
- średnicę lub długość stołu,
- szerokość stołu,
- wysokość blatu,
- planowaną długość zwisu materiału.
W Gastro4rent dostępne są obrusy okrągłe i prostokątne na wynajem w różnych wymiarach i kolorach.
7. Łączenie zbyt wielu kolorów i stylów
Złote krzesła, zielone serwetki, różowe kwiaty, kolorowe szkło, czarne podtalerze i dekoracyjna porcelana mogą wyglądać dobrze osobno. Po ustawieniu wszystkiego na jednym stole efekt może być jednak zupełnie inny.
W aranżacji weselnej zwykle lepiej sprawdza się ograniczona paleta kolorystyczna i kilka konsekwentnie powtarzających się materiałów.
Kolor obrusu warto zestawić wcześniej z:
- serwetką,
- porcelaną,
- sztućcami,
- krzesłem,
- podtalerzem,
- kompozycją kwiatową.
Dobrym sposobem jest stworzenie jednego kompletnego stołu próbnego.
Do aranżacji można wykorzystać obrusy oraz serwetki bankietowe w różnych wariantach kolorystycznych.
8. Zamówienie dokładnie tylu talerzy i kieliszków, ilu jest gości
Jeżeli wesele organizowane jest dla 100 osób, zamówienie dokładnie 100 kieliszków lub 100 talerzy danego rodzaju może być zbyt ryzykowne.
Podczas wielogodzinnego przyjęcia szkło i zastawa znajdują się w ciągłym obiegu. Część elementów może znajdować się na stołach, część na zapleczu, a część w zmywalni.
Dlatego ilość wyposażenia należy ustalać na podstawie sposobu serwisu, a nie wyłącznie liczby zaproszonych osób.
Warto wcześniej uzgodnić zapotrzebowanie z cateringiem lub obsługą sali.
Do dyspozycji są m.in. szkło gastronomiczne oraz porcelana Karolina.
9. Niedopasowanie sztućców do menu
Nie każda kolacja weselna wymaga identycznego zestawu sztućców.
Liczba i rodzaj elementów zależą od sposobu serwowania:
- przystawek,
- zupy,
- dania głównego,
- ryb,
- deseru,
- tortu.
Błąd polega na zamówieniu podstawowego zestawu bez wcześniejszego sprawdzenia menu.
Przy eleganckiej kolacji może okazać się, że potrzebne są dodatkowe widelczyki deserowe, łyżeczki czy osobne sztućce do kolejnych dań.
Modele można wcześniej dopasować do charakteru przyjęcia, korzystając z kategorii sztućce na wynajem.
10. Traktowanie szkła jako jednego rodzaju wyposażenia
„Kieliszek to kieliszek” — podczas wesela szybko okazuje się, że nie.
Trzeba uwzględnić sposób serwowania napojów, a w zależności od menu mogą być potrzebne osobne kieliszki lub szklanki do:
- wody,
- wina,
- napojów bezalkoholowych,
- drinków,
- toastu.
Nie oznacza to, że na stole musi znaleźć się jednocześnie pięć rodzajów szkła. Wręcz przeciwnie — zbyt duża liczba elementów może powodować bałagan.
Najważniejsze jest wcześniejsze ustalenie systemu obsługi napojów.
Dostępne warianty można sprawdzić w dziale szkło gastronomiczne, a przy bardziej eleganckich aranżacjach również w kategorii kieliszki RONA.
11. Pominięcie wyposażenia bufetu
Goście widzą przede wszystkim salę. Catering widzi natomiast całe zaplecze potrzebne do sprawnego wydawania potraw.
Jeżeli planowany jest bufet, warto odpowiednio wcześnie określić:
- liczbę dań,
- sposób utrzymywania temperatury,
- liczbę stanowisk,
- miejsce na talerze,
- sztućce serwisowe,
- ekspozycję zimnych przekąsek.
Przy daniach gorących kluczową rolę odgrywają podgrzewacze gastronomiczne i wyposażenie bufetu ciepłego.
W przypadku przystawek i przekąsek warto natomiast wcześniej zaplanować sposób ekspozycji. Pomocne mogą być elementy bufetu zimnego, melamina i finger food.
12. Brak planu logistycznego na dzień wesela
Nawet najlepiej dobrane wyposażenie musi jeszcze znaleźć się we właściwym miejscu i we właściwym czasie.
Trzeba ustalić:
- godzinę dostawy,
- osobę odpowiedzialną za odbiór sprzętu,
- możliwość wjazdu samochodu dostawczego,
- drogę transportową do sali,
- czas potrzebny na ustawienie stołów,
- godzinę rozpoczęcia dekorowania,
- termin odbioru wyposażenia po wydarzeniu.
Jeżeli dekorator zaczyna pracę o 10:00, a stoły przyjadą o 12:00, powstaje problem, którego nie rozwiąże nawet najlepszy projekt aranżacji.
Logistyka powinna być częścią scenariusza wesela, a nie dodatkiem organizowanym dzień wcześniej.
13. Brak zapasu czasowego
W dniu wesela niemal zawsze coś trwa dłużej, niż przewidywał harmonogram.
Rozstawienie stołów, prasowanie tekstyliów, ustawienie zastawy, dekorowanie sali czy przygotowanie bufetu wymaga czasu.
Planowanie wszystkiego „na styk” oznacza, że jedno opóźnienie zaczyna wpływać na kolejne etapy przygotowań.
Znacznie bezpieczniej jest zakończyć podstawowe prace wcześniej i zostawić ostatnie godziny na poprawki.
14. Oszczędzanie na elementach, które bezpośrednio wpływają na komfort gości
Budżet wesela ma swoje granice i kompromisy są nieuniknione.
Trzeba jednak rozróżnić rzeczy efektowne od rzeczy istotnych.
Gość prawdopodobnie nie zauważy, że dekoracja zawiera o 20% mniej kwiatów. Zauważy natomiast:
- niewygodne krzesło,
- ciasne ustawienie stołów,
- brak kieliszka,
- utrudniony dostęp do bufetu,
- długie oczekiwanie na jedzenie.
Dlatego najpierw warto zabezpieczyć elementy funkcjonalne, a dopiero później zwiększać budżet na dekoracje.
15. Zamawianie wyposażenia w kilku miejscach bez koordynacji
Stół pochodzi od jednej firmy, krzesła od drugiej, obrusy od trzeciej, a zastawa od czwartej.
Teoretycznie wszystko jest zamówione. W praktyce pojawia się kilka różnych godzin dostaw, kilka odbiorów, różne zasady wynajmu oraz ryzyko niedopasowania poszczególnych elementów.
Przy większym weselu ograniczenie liczby dostawców znacząco upraszcza logistykę.
W jednym miejscu można zestawić m.in. stoły, krzesła, obrusy, sztućce, szkło oraz wyposażenie bufetu i baru.
Jak uniknąć błędów podczas organizacji wesela?
Najlepszą metodą jest przygotowanie wyposażenia wesela jako jednego kompletnego projektu.
Zamiast osobno zamawiać stoły, później krzesła, a na końcu zastawę, warto od początku odpowiedzieć na kilka pytań:
- Ilu dokładnie będzie gości?
- Jak wygląda sala i ile ma metrów?
- Gdzie znajdzie się parkiet?
- Jakie stoły zostaną wykorzystane?
- Ile osób usiądzie przy każdym stole?
- Jakie krzesła pasują do aranżacji?
- Jakie będzie menu?
- Ile kompletów zastawy i szkła potrzebuje catering?
- Czy będzie bufet?
- Kiedy sprzęt może zostać dostarczony i odebrany?
Dopiero po zestawieniu tych informacji powinna powstać ostateczna lista wyposażenia.
Dobrze zaplanowane wesele to mniej niespodzianek
Idealne wesele nie polega na tym, że wszystko jest najdroższe. Liczy się przede wszystkim spójność.
Stoły muszą pasować do liczby gości. Krzesła do stołów. Obrusy do wymiarów blatów. Zastawa do menu. Szkło do serwowanych napojów. A wszystkie elementy muszą znaleźć się na sali odpowiednio wcześnie.
Jeżeli kompletujesz wyposażenie przyjęcia, w Gastro4rent możesz sprawdzić stoły, krzesła, tekstylia, sztućce, szkło oraz wyposażenie bufetowe.
Dobrze przygotowana lista sprzętu pozwala ograniczyć liczbę problemów w dniu uroczystości i skupić się na tym, co najważniejsze — samym weselu.
